A priorização e a seqüência de atividades a serem executadas sempre foram preocupação de qualquer organização que se propõe a um objetivo. A seqüência é essencial para que algo aconteça da maneira correta, como deveria acontecer. A maioria das tarefas diárias das pessoas é uma seqüência “programada” de passos.

Em informática, a seqüência fica evidente nos roteiros para processamento de dados e para programação dos computadores. Esta última só é possível utilizando-se lógica de programação que significa uma seqüência de passos encadeados para um determinado fim desejável.

A priorização é a arte de escolher entre duas possibilidades aquela que deve ser a primeira. É uma tarefa difícil e, quanto mais pessoas forem consultadas, mais opiniões divergentes aparecem. Porém, sem a escolha não se sabe por onde começar.

A informática é famosa pelo backlog, ou, a lista de tarefas que deveriam ter sido feitas, mas ainda não foram. Como também, atualmente, a lista de projetos que deveriam iniciar, ou continuarem em execução, mas não se sabe a importância dos mesmos.

A tentativa mais recente de se por “ordem na casa” vem das teorias de Governança de TI que prega, entre outras coisas, a necessidade de uma entidade (pessoa/cargo, grupo, departamento, comitê, etc) para priorizar e decidir sobre os recursos de TI[1].

Priorizar um projeto, por exemplo, deveria indicar para a organização qual é seu número na fila de importância. Assim, o projeto número 1, é mais importante que o 2, o 2 mais importante que o 3 e assim sucessivamente. Parece óbvio, mas para quê decidir sobre a importância de um projeto de TI? Afinal, tudo é importante.

Tudo é importante, mas os recursos são sempre limitados, por isso, aquilo que é mais importante deve ter prioridade, na alocação de recursos, sobre os menos prioritários. Por exemplo, se um projeto for considerado de prioridade 1 significa que terá mais e melhores técnicos que o número 2.

Isso também significa que a empresa terá de manter, no mínimo, duas informações atualizadas: quem são os melhores técnicos para determinada tarefa[2], ou projeto, e quando estarão disponíveis. A primeira informação pode ser gerida com o auxílio de avaliações por competências. A segunda, dependendo do número de funcionários, pode ser resolvida com uma planilha Excel.

Para decidir os projetos mais importantes, um dos indicadores possíveis e muito valorizados pelo mercado, é o financeiro. Ou seja, o que, ou quanto vamos gastar e ganhar com isso? Respondida esta pergunta, um ranking inicial pode ser estabelecido. Depois, é necessário fazer ajustes para que visões de longo prazo não fiquem no backlog até se tornarem assuntos urgentíssimos do presente.

Enfim, resumindo:

1. É necessário priorizar por algum critério;

2. É necessário saber as competências dos técnicos;3. É necessário saber quando estes técnicos terminarão o que estão fazendo.

[1] Weil and Ross – Governança de TI.

[2] Procure pelos textos: “Dicas para o escritório de projetos ser um sucesso” e “Amplitude de controle e produtividade em TI”.

Fonte : www.imasters.com.br – 02/05/2008